KOORDINASI DALAM MANAJEMAN
Dalam
bab selanjutnya telah di bahas dua aspek utama proses pengorganisasian,
pembagian kerja dan departementalisasi. Bab ini akan menguraikan aspek
penting lainnya dalam proses pengorganisasian- koordinasi.
Koordinasi
Koordinasi
(coordination) adalah prose pengintregrasian tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan pada satuan yang terpisah (department atau
bidang-bidang fungsional) suatu organisasi untuk mencapai tujuan
organisasi sacara efisien. Tanpa koordinasi, individu-individu dan
department-departement akan kehilangan pegangan atas peranan mereka
dalam organisasi.
Kebutuhan akan Koordinasi
Menurut James D.Thompson, ada tiga macam salig ketergantungan di antara satuan-satuan organisasi, yaitu:
1.Saling
ketergantungan yang menyatu (pooled interdependent), bila satun-satuan
organisasi tidak saling tergantung satu dengan yang lain dalam
melaksanakan kegiatan harian tetapi tergantung kepada pelaksanaan
kerja setiap satuan yang memuaskan untuk suatu hasil akhir.
2.Saling
ketergantungan yang berurutan (sequential interdependent), di mana
suatu satuan organisasi harus melakukan pekerjaan terlebih dahulu
sebelum satuan yang lain bekerja.
3.Saling
ketergantungan timbale balik (reciporal interdependent) merupakan
hubugan memberi dan menerima antar satuan organisasi.
Masalah-masalah Pencapaian Koordinasi yang Efektif
Peningkatan
spesialisasi dan menaikan kebutuhan akan koordinasi. Emapt tipe
perbedaan daalam sikap dan cara kerja di antara bermacam-macam individu
dan department dalam organisasi yang memepersulit tugas pengkoordinasian
bagian-bagian organisasi secara efektif, yaitu:
1.Perbedaan dalam organisasi terhadap tujuan tertentu.
2.Perbedaaan dalam orientasi waktu.
3.Perbedaan dalam orientasi anatar pribadi.
4.Perbedaan formalitas struktur.
Pendekatan-penderkatan untuk Pencapaian Koordinasi yang Efektif.
Komunikasi
adalah yang paling efektif. Koordinasi secara langsung tergantung pada
perolehan, penyebaran, pemrosesan informasi. Semakin besar
ketidakpastian tugas yang dikoordinasi, semakin membutuhkan informasi.
Untuk alas an itulah, koordinasi pada dasarnya merupakan tugas
pemrosesan informasi.
Ada tiga
pendekatan untuk pencapaian koordinasi yang efektif. Pertama, hanya
mempergunakan tehnik-tehnik manajemen dasar : hierarki manajerial,
rencana dan tujuan sebagai pengarah umum kegiatan-kegiatan serta
aturan-aturanb dan prosedur-prosedur. Organisasi yang relative sederhana
tidal memerlukan peralatan koordinasi yang lebih dari tehnik-tehnik
tersebut. Pendekatan kedua menjadikan di perlukan bila bermacam-macam
satuan-satuan organisasi menjadi saling tergantung dan lebih luas dalam
ukuran dan, Pendekatan ketiga, di samping peningkatan koordinasi
potensial, mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Dalam beberapa situasi
adalah tidak efisien untuk mengembangkan cara
Pengkoordinasian tambahan.
Mekanisme-mekanisme Pengkoordinasian Dasar
Mekanisme-mekanisme
dasar untuk pencapaian koordinasi adalah komponen-komponen vital dalam
manajemen yang secara ringkas dapat di uraikan sebagai berikut:
1.Hierarki
manajerial. Rantai perintah, aliran informasi dan kerja, wewenang
formal, hubungan tanggung jawab dan akuntabilitas yang jelas dapat
menumbuhkan integrasi bila di rumuskan secara jelas dan tepat serta
dilaksanakan dengan pengarahan yang tepat.
2.Aturan
dan prosedur. Aturan-aturan dan prosedur –prosedur adala
keputusan-keputusan manajerial yang di buat untuk menanggani
kejadian-kejadian rutin, sehingga dapat juga menjadi peralatan yang
efisisen untuk koordinasi dan pengawasan rutin.
3.Rencana
dan penetapan tujuan. Pengembangan rencana dan tujuan dapat di gunakan
untuk pengkoordinasian melaui pengarahan seluruh satuan organisasi
terhadap sasaran- sasaran yang sama.
Meningkatkan Koordinasi Potensial
Bila
mekanisme pengkoordinasian dasar tidak cukup, investasi dalam
mekanisme-mekanisme tambahan di perlukan. Koordinasi potensial dapat di
tingkatkan dalam dua cara, vertical dan menyamping (horizontal):
1.Sistem
informasi vertical. Sistem informasi vertical adalah peralatan melalui
mana data disalurkan melewwati tingkatan-tingkatan organisasi.
Komunikasi dapat terjadi di dalam atau di luar rantai perintah.
Sistem informasi manajemen telah di kembangkan dalam
kegiatan-kegiatan seperti pemasaran, keuangan, produksi, dan
operasi-operasi internasional untuk meningkatkan informasi yang
tersedia bagi perencanaan, koordinasi dan pengawasan.
2.Hubungan-hubungan
lateral (horizontal), melalui pemotongan rantai perintah,
hubungan-hubungan lateral membiarkan informasi di pertukarkan dan
keputusan di buat pada tingkat hierarki di mna informasi yang di
butuhkan ada. Ada beberapa hubungan lateral, yang dapat di perinci
sebagai berikut:
a.Kontak langsung antara individu-individu yang dapat meningkatkan efektivitas dan
efisiensi kerja.
b.Peranan penghubung, antara yang menanggani komunitas antar departement sehingga mengurangi panjangnya saluran komunikasi.
c.Panitia
dan satuan tugas. Panitia biasanya diorganisasi secara formal dengan
pertemuan yang di jadwalkan teratur. Satuan tugas dibentuk bila
dibutuhkan untuk masalah-masalah khusus.
d.Pengintegrasian
peranan-peranan, yang dilakukan oleh misal manajer produk atau
manajer proyek, perlu diciptakan bila suatu produk, jasa atau
proyek khusus memerlukan tingkat koordinasi yang tinggi dan
perhatian yang terus menerus dari seseorang.
e.Peranan
penghubung manajerial, yang mempunyai kekuasaan menyetujui perumusan
anggaran oleh satuan-satuan yang di intergrasikan dan
implementasinya. Ini di perlukan bila posisi pengintergrasian yang
di jelaskan pada diatas tiddak secara efektif mengkoordinasikan
tugas tertentu.
Pengurangan Kebutuhan akan Koordinasi
Bila
mekanisme-mekanisme pengkoordinasian dasar tidak mencukupi, koordinasi
potensial dapat ditingkatkan dengan penggunaan metode-metode di atas.
Tetapi kebutuhan akan koordinasi yang sangat besar dapat menyebabkan
kelebihan beban bahkan memeperluas mekanisme-mekanisme pengkoordinasian.
Langkah yang paling kontruktif yang dapat di ambil dalam menghadapi
kasus ini adalah mengurangi kebutuhan akan koordinasi. Ada dua metode
pengurangan kebutuhan koordinasi, yaitu:
1.Penciptaan
sumber daya-sumber daya tambahan. Sumber daya-sumber daya tambahan
memberikan kelonggaran bagi satuan-satuan kerja. Penambahan tenaga
kerja, bahan baku atau waktu, tugas di peringan dan masalah-masalah yang
timbul berkurang.
2.Penciptaaan
tugas-tugas yang dapat berdiri sendiri.Tehnik ini mengurangi kebutuhan
akan koordinasi dengan mengubah karakter satuan-satuan koordinasi.
Kelompok tugas yang dapat berdiri sendiri di serahi suatu tanggung
jawab penuh salah satu organisasi operasi (perusahaan).
Penentuan Mekanisme Koordinasi yang Tepat
Pertimbangan
penting dalam penentuan pendekatan yang paling baik untuk koordinasi
adalah menyesuaikan kapasitas organisasi untuk koordinasi dengan
kebutuhan koordinasi. Berapa banyak informasai yang dibutuhkan
organisasi untuk melaksanakn operasi-operasinya? Berapa besar kemampuan
pemrosesan informasi ? Bilka kebutuhan lebih besar daripada kemampuan,
organisasi harus menentukan pilihan: meningkatkan koordinasi potensial
atau mengurangi kebutuhan. Sebaliknya, terlalu besar kemampuan
pemrosesan informasi relative terhadap kebutuhan secara ekonomis tidak
efisien, karena untuk menciptakan dan memelihara mekanisme-mekanisme
tersebut adalah mahal.
Sumber: Misniawati.blogspot.com