Elemen struktur organisasi
Ada enam
elemen kunci yang perlu diperhatikan oleh para
manajer ketika hendak mendesain struktur, antara lain:
- Spesialisasi pekerjaan. Sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri.
- Departementalisasi. Dasar yang dipakai untuk mengelompokkan
pekerjaan secara bersama-sama. Departementalisasi dapat berupa proses,
produk, geografi, dan pelanggan.
- Rantai komando. Garis wewenang yang tanpa putus yang membentang dari puncak organisasi ke eselon paling bawah dan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.
- Rentang kendali. Jumlah bawahan yang dapat diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.
- Sentralisasi dan Desentralisasi. Sentralisasi mengacu pada sejauh
mana tingkat pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di
dalam organisasi. Desentralisasi adalah lawan dari sentralisasi.
- Formalisasi. Sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.
Desain organisasi yang umum ==
Struktur sederhana
Struktur
sederhana adalah sebuah struktur yang dicirikan dengan kadar
departementalisasi yang rendah, rentang kendali yang luas, wewenang yang
terpusat pada seseorang saja, dan sedikit formalisasi.
Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil di mana
manajer dan pemilik adalah orang yang satu dan sama.
Kekuatan dari struktur ini adalah kesederhanaannya yang tercermin dalam
kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan
kejelasan akuntabilitas. Satu kelemahan utamanya adalah struktur ini sulit untuk dijalankan di mana pun selain di
organisasi
kecil karena struktur sederhana menjadi tidak memadai tatkala sebuah
organisasi berkembang karena formalisasinya yang rendah dan
sentralisasinya yang tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban (
overload) di puncak.
Birokrasi
Birokrasi adalah sebuah struktur dengan tugas-tugas
operasi
yang sangat rutin yang dicapai melalui spesialisasi, aturan dan
ketentuan yang sangat formal, tugas-tugas yang dikelompokkan ke dalam
berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali yang
sempit, dan pengambilan keputusan yang mengikuti rantai komando.
Kekuatan utama birokrasi ada kemampuannya menjalankan
kegiatan-kegiatan yang terstandar secara sangat efisien, sedangkan
kelemahannya adalah dengan spesialisasi yang diciptakan bisa menimbulkan
konflik-konflik subunit, karena tujuan-tujuan unit fungsional dapat
mengalahkan tujuan keseluruhan organisasi.
Kelemahan besar lainnnya adalah ketika ada kasus yang tidak sesuai
sedikit saja dengan aturan, tidak ada ruang untuk modifikasi karena
birokrasi hanya efisien sepanjang karyawan menghadapi masalah yang
sebelumnya telah mereka hadapi dan sudah ada aturan keputusan terprogram
yang mapan.
Struktur matriks
Struktur matriks adalah sebuah struktur yang menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk.Struktur matriks dapat ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan
pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan
konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas,
perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.
Pada hakikatnya, struktur matriks menggabungkan dua bentuk departementalisasi: fungsional dan produk
Kekuatan departementalisasi fungsional terletak, misalnya, pada
penyatuan para spesialis, yang meminimalkan jumlah yang diperlukan
sembari memungkinkan pengumpulan dan pembagian
sumber daya khusus untuk keseluruhan produk.
Kelemahan terbesarnya adalah sulitnya mengoordinasi tugas para
spesialis fungsional yang beragam agar kegiatan mereka rampung tepat
waktu dan sesuai anggaran. Departementalisasi produk, di lain pihak, memiliki keuntungan dan kerugian yang berlawanan.
Departementalisasi ini memudahkan koordinasi di antara para spesialis
untuk menyelesaikan tugas tepat waktu dan memenuhi target anggaran.
Lebih jauh, departementalisasi ini memberikan tanggung jawab yang jelas
atas semua kegiatan yang terkait dengan sebuah produk, tetapi dengan
duplikasi biaya dan kegiatan. Matriks berupaya menarik kekuatan tersebut sembari menghindarkan kelemahan-kelemahan mereka.
Karakteristik struktural paling nyata dari matriks adalah bahwa ia
mematahkan konsep kesatuan komando sehingga karyawan dalam struktur
matriks memiliki dua atasan -
manajer departemen fungsional dan manajer produk. Karena itulah matriks memiliki rantai komando ganda.
Desain Struktur Organisasi Modern
Struktur tim
Struktur
tim adalah pemanfaatan tim sebagai perangkat sentral untuk mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja.
Karakteristik utama struktur tim adalah bahwa struktr ini meniadakan
kendala-kendala departemental dan mendesentralisasi pengambilan
keputusan ke tingkat tim kerja Struktur tim juga mendorong karyawan untuk menjadi generalis sekaligus spesialis.
Organisasi virtual
Organisasi
virtual adalah organisasi inti kecil yang menyubkontrakkan fungsi-fungsi utama bisnis secara detail.
Organisasi Nirbatas
Organisasi nirbatas adalah sebuah organisasi yang berusaha
menghapuskan rantai komando, memiliki rentang kendali tak terbatas, dan
mengganti departemen dengan tim yang diberdayakan.
Model desain struktur organisasi
Ada dua model ekstrem dari desain organisasi.
- Model mekanistis, yaitu sebuah struktur yang dicirikan oleh
departementalisasi yang luas, formalisasi yang tinggi, jaringan
informasi yang terbatas, dan sentralisasi.
- Model organik, yaitu sebuah struktur yang rata, menggunakan tim
lintas hierarki dan lintas fungsi, memiliki formalisasi yang rendah,
memiliki jaringan informasi yang komprehensif, dan mengandalkan
pengambilan keputusan secara partisipatif.
- Model Piramid,model ini di buat persis sebuah piramida.
- Model Horizontal,Model ini dibuat dengan manarik garis lurus secara
horizontal dengan pembagian funsional masing-masing bersama tugasnya
masi-masing
Faktor penentu struktur organisasi
Sebagian
organisasi terstruktur pada garis yang lebih mekanistis sedangkan sebagian yang lain mengikuti karakteristik
organik.
Berikut adalah faktor-faktor utama yang diidentifikasi menjadi penyebab atau penentu struktur suatu organisasi:
Strategi
Struktur organisasi adalah salah satu sarana yang digunakan manajemen untuk mencapai sasarannya.
[ Karena sasaran diturunkan dari strategi organisasi secara keseluruhan, logis kalau strategi dan struktur harus terkait erat tepatnya, struktur harus mengikuti strategi.Jika manajemen melakukan perubahan signifikan dalam strategi
organisasinya, struktur pun perlu dimodifikasi untuk menampung dan
mendukung perubahan ini.
Sebagian besar kerangka strategi dewasa ini terfokus pada tiga dimensi
-inovasi, minimalisasi biaya, dan imitasi- dan pada desain struktur yang
berfungsi dengan baik untuk masing-masing dimensi
Strategi
inovasi adalah strategi yang menekankan diperkenalkannya produk dan jasa baru yang menjadi andalan.
Strategi minimalisasi biaya adalah strategi yang menekankan
pengendalian biaya secara ketat, menghindari pengeluaran untuk inovasi
dan
pemasaran yang tidak perlu, dan pemotongan harga Strategi
imitasi adalah strategi yang mencoba masuk ke produk-produk atau pasar-pasar baru hanya setelah viabilitas terbukti.
Ukuran organisasi
Terdapat banyak bukti yang mendukung ide bahwa ukuran sebuah organisasi secara signifikan memengaruhi strukturnya.
Sebagai contoh, organisasi-organisasi besar yang mempekerjakan 2.000
orang atau lebih cenderung memiliki banyak spesialisasi,
departementalisasi, tingkatan vertikal, serta aturan dan ketentuan
daripada organisasi kecil Namun, hubungan itu tidak bersifat linier.Alih-alih, ukuran memengaruhi
struktur dengan kadar yang semakin menurun. Dampak ukuran menjadi kurang penting saat organisasi meluas.
Teknologi
Istilah
teknologi mengacu pada cara sebuah organisasi mengubah input menjadi output.
] Setiap organisasi paling tidak memiliki satu teknologi untuk mengubah
sumber daya finansial, SDM, dan sumber daya fisik menjadi produk atau jasa.
Lingkungan
Lingkungan
sebuah organisasi terbentuk dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan
di luar organisasi yang berpotensi memengaruhi kinerja organisasi.
] Kekuatan-kekuatan ini biasanya meliputi pemasok, pelanggan, pesaing, badan peraturan pemerintah,
kelompok-kelompok tekanan publik, dan sebagainya.
Struktur organisasi dipengaruhi oleh lingkungannya karena lingkungan selalu berubah.
] Beberapa organisasi menghadapi lingkungan yang relatif statis -tak banyak kekuatan di lingkungan mereka yang berubah.
]
Misalnya, tidak muncul pesaing baru, tidak ada terobosan teknologi baru
oleh pesaing saat ini, atau tidak banyak aktivitas dari
kelompok-kelompok tekanan publik yang mungkin memengaruhi organisasi. Organisasi-organisasi lain menghadapi lingkungan yang sangat dinamis -peraturan pemerintah cepat berubah dan memengaruhi
bisnis
mereka, pesaing baru, kesulitan dalam mendapatkan bahan baku,
preferensi pelanggan yang terus berubah terhadap produk, dan semacamnya.
Secara signifikan, lingkungan yang statis memberi lebih sedikit
ketidakpastian bagi para
manajer dibanding
lingkungan yang dinamis. Karena ketidakpastian adalah sebuah ancaman bagi keefektifan sebuah organisasi,
manajemen akan menocba meminimalkannya. Salah satu cara untuk mengurangi ketidakpastian lingkungan adalah melalui penyesuaian struktur organisasi.
SUMBER
:WIKIPEDIA.ORG