MANAJEMEN DAN LINGKUNGAN EXTERNAL
Dalam
pembahasan manajemen tidak lepas pada masalah lingkungan yang di hadapi oleh
seorang manajer. Perbedan dan kindisi lingkungan terhadap konsep dan
tehnikserta keputusan yang akan diambil. Sebagai seorang manajer harus hanya
memperhatikan lingkungan usahanya atau ekstern. Untuk mencapa tujuan organisasi
tidak lepas dari lingkungan ekstern yang terjadi, apalagi bagi organisasi atau
perusahaan yang menghasilkan barang-barang yang dibutuhkan oleh konsumen. Oleh
karena itu manajer harus memperhatikan dan mempertimbangkan unsur-unsur serta
kekuatan-kekuatan lingkungan ekstern dalam setiap kegiatan manajemen.
2. Faktor
lingkungan ekstern
Lingkungan
ekstern atau eksternal terdiri atas unsur-unsur yang berada di luar organisasi,
dimana unsur-unsur ini tidak dapat dikendalikan dan diketahui terlebih dahulu
oleh manajer. Disamping itu juga akan mempengaruhi manajer dalam pengambilan
keputusan yang akan dibuat. Unsur-unsur lingkungan eksternal organisasi
contohnya yaitu perubahan ekonomi, peraturan pemerintah, perilaku konsumen atau
masyarakat, perkembangan teknologi, politik dan lain sebagainya.
Lingkungan
eksternal dibagi menjadi 2 yaitu lingkungan mikro dan lingkungan makro.
Lingkungan eksternal mikro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung
terhadap kegiatan manajemen yang terdiri atas penyedia, langganan, para
pesaing, lembaga perbanka dan bukan bank dan lain sebagainya. Lingkungan
eksternal makro yaitu lingkungan yang mempunyai pengaruh tidak langsung,
seperti kondisi perekonomian, perubahan teknologi, politik, social, dan lain
sebagainya.
3.
Organisasi dan lingkungan
3.1.
Pengertian Organisasi
Organisasi
merupakan sekelompok orang yang bekerja sama dalam struktur dan koordinasi
tertentu dalam mencapai serangkaian tujuan tertentu.
Sedangkan
menurut (Ernie dan Kurniawan, 2005) organisasi merupakan sekumpulan orang atau
kelompok yang memiliki tujuan tertentu dan berupaya untuk mewujudkan tujuannya
tersebut melalui kerjasama.
Menurut
jenisnya organisasi dibedakan menjadi:
1.
Organisasi profit
Suatu
organisasi yang mempunyai tujuan untuk mendapatkan profit/laba. Biasanya
merupakan perusahaan besar seperti perusahaan manufaktur, bank umum, perusahaan
asuransi, perusahaan ritel dan lain-lain, perusahaan kecil, koperasi dan
perusahaan multinasional yang berorientasi pada laba.
2.
Organisasi Nonprofit/Nirlaba
Organisasi
yang mempunyai tujuan tidak untuk mendapatkan profit/laba. Seperti pemerintah
pusat, pemerintah daerah, pemerintah kota, lembaga pendidikan negeri dan
yayasan sosial.
Setiap
organisasi memiliki arah yang dipandu dengan penetapan tujuan dan pencapaiannya
memerlukan manajemen. Faktor-faktor yang mempengaruhi dalam pencapaian tujuan.
1.
Penggunaan sumber daya organisasi, baik sumber daya manusia, sumber daya alam,
sumber daya keuangan, serta informasi.
2. Adanya
proses yang bertahap dari mulai perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan
pengimplementasian hingga pengendalian dan pengawasan.
3. Adanya
seni dalam menyelesaikan pekerjaan.
3.2.
Pengertian Lingkungan Perusahaan
Lingkungan
perusahaan diartikan sebagai keseluruhan faktor luar (ekstern) dan faktor dalam
(intern) organisasi yang mempunyai kekuatan langsung dan tidak langsung
mempengaruhi kegiatan serta kelangsungan hidup organisasi perusahaan.
Lingkungan
secara luas mempunyai arti menurut Basu Swasta dan Sukotjo W. (1991) mencakup
semua faktor ekstern yang mempengaruhi individu, perusahaan, dan masyarakat.
Sebagai
suatu sistem, organisasi akan berinteraksi dengan lingkungannya. Apabila ingin
hidup dan bertahan, maka organisasi tersebut harus dapat menyesuaikan diri
dengan lingkungannya. Kegagalan menyesuaikan diri terhadap lingkungan akan
berakibat fatal. Organisasi tersebut akan mati.
Lingkungan
organisasi dapat dibedakan menjadi dua macam: eksternal dan internal.
Lingkungan eksternal merupakan elemen-elemen di luar organisasi yang relevan
tehadap kegiatan organisasi. Organisasi memperoleh input dari lingkungannya
(bahan baku, karyawan), memprosesnya menjadi output (produk: barang/jasa).
Lingkungan internal berada dalam organisasi, misal: karyawan, direksi, pemegang
saham.
Lingkungan
juga bisa dibedakan menjadi lingkungan yang mempunyai pengaruh langsung
(direct) terhadap organisasi dan yang tidak langsung (indirect). Lingkungan
yang berpengaruh langsung sering disebut sebagai lingkungan kerja (task
environment), sedangkan lingkungan yang berpengaruh secara tidak langsung
disebut lingkungan umum (general environtment).
3.3.
Lingkungan Langsung
Lingkungan
langsung akan mempengaruhi nasib organisasi secara langsung. Karena itu
lingkungan tersebut juga sebagai stakeholder (pihak yang menentukan nasib organisasi).
Ada dua jenis lingkungan langsung yaitu eksternal dan internal.
3.4.
Lingkungan Langsung Eksternal
Yang
termasuk dalam lingkungan langsung eksternal :
(1) Konsumen
Konsumen
membeli produk yang dihasilkan organisasi dengan tujuan untuk memenuhi kebutuhannya.
Dalam bahasa pemasaran, konsumen sering disebut sebagai pasar yang diartikan
sebagai orang yang mempunyai kebutuhan, uang, dan kesediaan untuk membelanjakan
uangnya. Konsumen tentu saja sangat menentukan nasib organisasi. Apabila suatu
organisasi gagal memenuhi kebutuhan, organisasi akan ditinggalkan oleh
konsumennya. Dengan demikian perusahaan harus mengenali perubahan selera atau
kebutuhan konsumen tersebut.
(2) Pemasok
Pemasok
merupakan pihak yang memberikan input ke perusahaan. Input dapat berupa bahan
baku, bahan setengah jadi, karyawan, modal keuangan, informasi, atau jasa yang
diperlukan organisasi.
Dalam sektor
tertentu pemasok mempunyai kedudukan yang cukup kuat, sementara pada sektor
lainnya pemasok mempunyai kedudukan yang relatif lemah terhadap perusahaan.
Pemasok tunggal tentunya mempunyai kedudukan yang kuat dibanding dengan banyak
pemasok.Hubungan yang erat dengan pemasok dapat mengefisienkan kegiatan
organisasi. Contoh: manajemen persediaan nol (just-in-time) yang sukses diterapkan
di Jepang sangat bergantung pada keeratan antara organisasi dengan pemasok.
(3) Pesaing
Organisasi
perusahaan akan berebut konsumen dengan pesaing. Pesaing memberikan produk yang
mempunyai fungsi sama dengan produk yang dihasilkan organisasi untuk memenuhi
kebutuhan tertentu.
Pesaing
memberikan produk yang mempunyai fungsi sama dengan produk yang dihasilkan
organisasi untuk memenuhi kebutuhan tertentu. Organiasasi juga akan bersaing
dengan organisasi lainnya dalam memperebutkan sumberdaya. Contoh: organisasi
akan bersaing memperoleh dana dari lembaga keuangan dan memperoleh karyawan
yang berkualitas dari universitas.
Oleh karena
itu Manajer harus pandai menentukan mana pesaing dan bagaimana menghadapi
pesaing tersebut.
(4)
Pemerintah
Pemerintah
mempunyai peranan penting dalam kehidupan organisasi. Pemerintah biasanya
berfungsi sebagai wasit dan memastikan aturan berjalan dengan semestinya. Dalam
peran ini pemerintah akan mengeluarkan aturan-aturan perundangan yang akan
mempengaruhi kehidupan organisasi.
Melalui
perusahaan negara (BUMN), pemeintah menjadi pesaing langsung suatu organisasi
yang kebetulan berada pada bidang usaha yang sama. Manajer juga harus memahami
proses pengambilan keputusan pemerintah. Meskipun pemerintah diharapkan menjadi
wasit yang adil, tetapi pengambilan keputusan akan diwarnai oleh pembenturan
kepentingan. Dengan demikian manajer dapat melakukan antisipasi yang tepat.
(5) Lembaga
Keuangan
Organisasi
akan tergantung pada lembaga keuangan. Lembaga keuangan akan memberikan input
modal keuangan. Lembaga keuangan juga menjadi perantara bagi organisasi kepasar
keuangan. Pasar keuangan akan memperlancar aliran dana dari pihak surplus dana
ke pihak yang membutuhkan dana atau defisit dana. Manajer harus menentukan
alternatif pendanaan (hutang, obligasi, jual saham, leasing) yang paling murah
dan fleksibel.
(6)
Kelompok-kelompok Lain
Selain
kelompok-kelompok yang sudah disebutkan di atas, organisasi juga menghadapi
kelompok lainnya (yang belum disebutkan) dari lingkungannnya. Kelompok tersebut
biasanya tergantung pada jenis kegiatan organisasi. Organisasi perusahaan akan
bergantung pada organisasi Serikat Pekerja. Organisasi rumah sakit akan
berurusan dengan organisasi dokter atau jururawat.
3.5.
Lingkungan Langsung Internal
Lingkungan
langsung internal berada dalam organisasi, bukan merupakan bagian dari
lingkungan eksternal. Lingkungan internal menjadi bagian dari lingkungan yang
dihadapi oleh manajer individual bukan organisasi secara keseluruhan.
(1) Pekerja
Pekerja
merupakan sumber daya organisasi. Jika karyawan dan organisasi atau manajer
mempunyai tujuan yang sama maka organisasi akan berjalan dengan efektif. Tetapi
kondisi tersebut tidak mudah dijelaskan dan dilaksanakan. Akibatnya sering
terjadi tarik menarik kekuatan antara keduanya. Contoh: Manajemen tidak
membayar upah sesuai upah minimum.
Beberapa
alternatif dikembangkan untuk menyamakan kepentingan karyawan dan manajemen.
Salah satu cara adalah ESOP (Employee Stock Ownership Plan), dimana karyawan,
baik langsung maupun tidak langsung memiliki saham peusahaan di tempat mereka
bekerja.
(2) Dewan
Komisaris
Komisaris
ditunjuk untuk mewakili kepentingan pemegang saham, biasa dijumpai pada
perusahaan dengan bentuk PT. Tugas pokok komisaris adalah mengawasi manajemen,
memastikan manajemen bekerja untuk mencapai tujuan organisasi.
(3) Pemegang
Saham
Pemegang
saham memberikan modal ke perusahaan dalam bentuk penyertaan. Dengan demikian
mereka memiliki peusahaan dan mempunyai hak dan kewajiban. Hak mereka antara
lain berbagi (share) keuntungan. Kewajiban mereka antara lain menanggung resiko
perusahaan.
(4) Jaringan
Stakeholder
Pihak-pihak
yang telah disebutkan, yang menentukan nasib perusahaan (stakeholders),
membentuk jaringan antar stakeholder dan dengan organisasi. Contoh, pemegang
saham menunjuk dewan komisaris, kemudian dewan komisaris mengawasi kerja
manajemen dan prestasi organisasi.
Stakeholder
juga berperan ganda. Karyawan organisasi akan menjadi stakeholder sebagai
karyawan dan juga sebagai stakeholder konsumen. Disamping itu stakeholder yang
berbeda dapat bersatu apabila memperjuangkan hal yang sama. Contoh, konsumen
yang menginginkan informasi produk yang tidak menyesatkan maka mereka dapat
bekerjasama dengan pemerintah.
Kepentingan
stakeholder tidak selalu sama, bahkan sering berbeda. Contoh, pemegang saham
menginginkan tingkat keuntungan yang tinggi. Konsumen menginginkan kualitas
dengan harga murah.
3.6. Elemen
Lingkungan Umum (Lingkungan Tidak Langsung)
Lingkungan
umum mempengaruhi organisasi melalui dua cara:
1. Mendorong
pembentukan stakeholder
2.
Menciptakan lingkungan dimana organisasi harus mengantisipasi perubahan
lingkungan tersebut.
Contoh,
tingkat pendidikan yang semakin tinggi membuat masyarakat semakin kritis, maka
tuntutan semakin banyak, selanjutnya kadang mendorong timbulnya organisasi
sosial (NGO) yang memperjuangkan kepentingan tertentu.
Berikut ini
beberapa elemen lingkungan umum:
1. Sosial
(1)
Demografi
Demografi
menyangkut struktur kependudukan di lingkungan organisasi berada. Perubahan
demografi akan menyebabkan kesempatan sekaligus ancaman bagi organisasi
tergantung bagaimana organisasi mengantisipasi perubahan tersebut. Misalnya,
perpindahan penduduk dari desa ke kota. Gelombang organisasi ini menimbulkan
bisnis tertentu.
(2) Gaya
hidup
Gaya hidup
merupakan manifestasi keluar yang nampak dari sikap dan nilai seseorang. Gaya
hidup suatu masyarakat akan berubah-ubah. Contoh, dengan semakin banyaknya
pasangan rumah tangga yang bekerja semua, memunculkan kesempatan penitipan
bayi/anak kecil, makanan siap saji (instant).
(3) Nilai
sosial
Nilai sosial
akan berpengaruh pada organisasi. Di setiap negara mempunyai nilai yang berbeda
beda. Masyarakat bisnis yang sukses di Amerika adalah yang mempunyai daya saing
individual yang tinggi, di Indonesia adalah mengandalkan pada jaringan
kerjasama bisnis yang berati membutuhkan ketrampilan sosial yang tinggi dan
kurang menonjolkan gaya kompetisi, dan di Jepang lebih menonjolkan kerjasama.
2. Variabel
Ekonomi
Jika suatu
perekonomian mengalami resesi, organisasi akan semakin sulit bergerak. Manajer
dapat melihat indikator-indikator ekonomi untuk melihat kondisi ekonomi yang
ada, diantaranya: tingkat inflasi, tingkat pengangguran, jumlah uang beredar,
kurs rupiah terhadap uang asing, tingkat bunga, RAPBN, dan devisa negara.
3. Politik
Banyak
peraturan perundang-undangan yang mempengaruhi organisasi dihasilkan melalui
proses politik. Politik Internasional juga akan mempengaruhi kegiatan suatu
organisasi. Karena itu perubahan politik di negara partner perdagangan utama
harus diperhatikan oleh manajer.
4. Teknologi
Perubahan
teknologi akan merubah cara kerja organisasi, dan juga memunculkan stakeholder
baru. Perubahan yang diakibatkan oleh teknologi lebih tenang dibandingkan
dengan perubahan yang terjadi oleh revolusi politik.
5. Dimensi
Internasional
Dimensi
internasional menjadi semakin penting di era globalisasi. Perekonomian
negara-negara di dunia menjadi semakin terbuka. Perusahaan dengan logika global
akan mencari sumberdaya dimana saja di dunia dengan tujuan mengopimalkan
penggunaan sumberdaya. Perusahaan mencari modal di eropa karena labih murah,
mendirikan pabrik di Indonesia karena tenaga kerja murah, menjual produknya di
AS karena pasar yang besar. Persaingan produk impor jelas akan mempengaruhi
podusen lokal.
3.7. Model
Hubungan Organisasi-Lingkungan
1. Pengaruh
Lingkungan Terhadap Organisasi
James D.
Thomson mengajukan model bagaimana pengaruh lingkungan terhadap organisai.
Model tersebut meliputi dua dimensi yaitu: (1) tingkat perubahan, dan (2)
tingkat homogenitas. Tingkat perubahan melihat sejauh mana stabilitas suatu
lingkungan. Lingkungan yang cepat berubah berarti mempunyai tingkat perubahan
yang tinggi. Tingkat homogenitas melihat sejauh mana kompleksitas lingkungan.
Lingkungan yang kompleks mempunyai elemen yang banyak, dikatakan mempunyai
tingkat homogenitas yang rendah. Kedua dimensi tersebut membentuk derajat
ketidakpastian lingkungan.
2. Lima
Kekuatan Kompetisi
Cara lain
melihat lingkungan adalah dengan menggunakan kerangka lima kekuatan kompetisi
yang dikembangkan oleh Michael Porter, perusahaan dalam mencari keuntungan
berebut dengan lima kekuatan yang sama-sama ingin mencari keuntungan juga.
Kelima kekuatan tersebut adalah:
a. ancaman
pendatang baru atau halangan untuk masuk
b. produk
substitusi
c. pemasok
d. pembeli
e. pesaing
Jika
perusahaan beroperasi di lingkungan dimana kelima kekuatan tersebut kuat, maka
lingkungan tersebut tidak begitu menarik karena tidak menawarkan kemungkinan
keuntungan yang tinggi, dan sebaliknya.
3. Strategi
Menghadapi Lingkungan
a. Mempengaruhi
Lingkungan Langsung
Manajer
dapat mencoba mempengaruhi lingkungan langsung melalui beberapa cara: melakukan
lobby, iklan, negosiasi atau perundingan. Manajer juga dapat membentuk aliansi
strategis dengan pihak-pihak di lingkungannya. Cotoh: merger atau penggabungan
usaha.
b. Memonitor
Lingkungan Tidak Langsung
Dengan
monitoring aktif manajer diharapkan akan memperoleh pringatan awal apabila da
perubahan lingkungan yang tidak langsung yang akan berakibat signifikan terhdap
organisasi. Agar monitor dapat dilakukan, manajer harus membuat sistem
informasi lingkungan.
c.
Menyesuaikan Diri terhadap Lingkungan
Jika
kekuatan lingkungan tidak dapat dirubah, manajer terpaksa menyesuaikan diri
terhadap lingkungan. Proses penyesuaian dapat dilakukan secara formal dalam
manajemen atau perencanaan strategi. Dalam perencanaan tersebut, manajer
menetapkan tujuan, mengevaluasi lingkungan, dan kemudian menentukan strategi
yang tepat.
Penyesuaian
lain dapat dilakukan dengan merubah organisasi, struktur dan desainnya. Organisasi
dengan lingkungan yang stabil akan lebih cocok menggunakan desain organisasi
yang memaksimumkan efisiensi. Sebaliknya, jika organisasi berada pada
lingkungan yang dinamis, diperlukan desain organisasi yang fleksibel.
4. Tanggung
Jawab Sosial Manager
Perubahan
konper manajerial dipengaruhi oleh factor intern dan esktern. Seorang manajer
mempunyai tanggung jawab social atas keputusan-keputusan yang diambil, mengapa
dikatakan demikian karena mempengaruhi dalam pencapaian tujuan organisasi baik
dalam jangka pendek maupun dalam jangka panjang, disamping itu juga menyangkut
hajat hidup orang banyak yang kesemuanya menggantungkan dirinya kepada
organisasi tersebut (ini kalau terlihat dituntut untuk dapat
mengimplementasikan etika berusaha (the ethics of manager).
Ada lima
factor yang mempengaruhi keputusan manajer dalam etika berusaha ini, yaitu
hukum; peraturan pemerintahan termasuk di dalamnya undang-undang yang
dikeluarkan oleh pemerintah; kode etik industry dan perusahaan, tekanan-tekanan
social; tegangan antar standar perorangan dan kebutuhan organisasi.