FUNGSI KOORDINASI DALAM SEBUAH ORGANISASI
Jika berbicara tentang Organisasi (organization)
berarti berbicara tentang sebuah kelompok, dimana kelompok tersebut
biasanya memiliki atasan dan juga bawahan, dimana bawahan
(karyawan/pegawai) berada di bawah pengarahan atasan (manajer/pimpinan)
demi mencapai tujuan bersama.
Schein
(1982, dalam Muhammad, 2007) mengatakan bahwa “Organisasi adalah suatu
koordinasi rasional kegiatan sejumlah orang untuk mencapai beberapa
tujuan umum melalui pembagian pekerjaan dan fungsi melalui hierarki
otoritas dan tanggung jawab”. Dengan pengertian organisasi tersebut
sangat jelas bahwa dalam rangkaian organisasi itu terdapat suatu
hubungan erat antara atasan atau pimpinan dan bawahan, sehingga akan
terjalinlah sebuah program kerja yang efektif, dan hal itu tidak luput
dari adanya suatu pengorganisaan dari sang pemimpin organisasi.
Organisasi
mempunyai karakteristik tertentu yaitu mempunyai struktur, tujuan,
saling berhubungan satu bagian dengan bagian lain dan tergantung kepada
komunikasi manusia untuk mengkoordinasikan aktivitas dalam organisasi
tersebut (Schein, 1982 dalam Muhammad, 2007). Sifat tergantung antara
satu bagian dengan bagian lain menandakan bahwa organisasi yang
dimaksudkan Schein ini adalah merupakan suatu sistem. Berarti dalam
sebuah organisasi terdapat suatu sifat ketergantungan antara satu bagian
dan bagian yang lainnya, sehingga jika ada bagian yang terpecah atau
ada masalah, maka akan ada misskomunikasi dan organisasi itu tidak akan
berjalan sesuai dengan tujuan awal.
Organisasi
adalah suatu bentuk sistem terbuka dari aktivitas yang dikoordinasi
atau diatur oleh dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan bersama
(Muhammad, 2007). Jika dilihat dari definisi tersebut, saya mengartikan
bahwa sangat diperlukan koordinasi dalam setiap organisasi, agar dalam
setiap organisasi tersebut menjalankan masing-masing tugasnya dengan
baik tanpa ada timpang tindih tugas atau kewajibannya, sehingga
tercapailah tujuan bersama dalam organisasi tersebut.
Dalam
suatu organisasi, seorang manajer juga membuat kesalahan yang sama.
Mereka memulai kegiatan-kegiatan dan membuat keputusan-keputusan tanpa
penetapan suatu kerangka tujuan-tujuan terlebih dahulu, dimana hal ini
akan mengarahkan pembuatan keputusan dalam organisasi (Handoko, 2003).
Jika keputusan itu ada pada satu pihak atau hanya di ambil dari manajer
saja, organisasi itu tidak akan mencapai tujuan awal atau tujuan bersama
tadi. Karena seperti yang sudah saya sebutkan diatas, dalam suatu
organisasi itu terdapat bagian atau job-job tersendiri yang harus
mengerjakan kewajibannya dan bekerjasama untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi tersebut.
Seperti
halnya sesorang melakukan sesuatu pasti memiliki tujuan, dan disini
Organisasi juga memiliki tujuan. Namun sebelum Organisasi itu memiliki
tujuan, organisasi tersebut harus memiliki misi atau maksud organisasi.
Dalam
organisasi juga terdapat elemen organisasi, karena elemen organisasi
ada yang sederhana ada pula yang sangat kompleks, maka elemen-elemen
berikut inilah yang akan menentukan elemen dasar dari suatu organisasi.
Elemen organisasi yang pertama adalah Struktur Sosial. Struktur sosial
merupakan pola atau aspek aturan hubungan yang ada antara partisipan di
dalam suatu organisasi. Kedua, Partisipan. partisipan adalah
individu-individu yang memberikan kontribusi kepada organisasi. Semua
individu berpartisipasi lebih daripada suatu organisasi dan
keterlibatannya pada masing-masing organisasi tersebut sangat
bervariasi. Ketiga, Tujuan. konsep tujuan organisasi adalah hal yang
paling penting dan sangat kontroversal dalam mempelajari organisasi.
Keempat, teknologi. Teknologi adalah penggunaan mesin-mesin atau
perlengkapan mesin dan juga pengetahuan teknik dan keterampilan
partisipan. Tiap-tiap organisasi mempunyai teknologi dalam melakukan
pekerjaannya. Kelima, lingkungan. Setiap organisasi berada pada keadaan
fisik tertentu, teknologi, kebudayaan dan lingkungan sosial, terhadap
mana organisasi tersebut harus menyesuaikan diri. Tidak ada organisasi
yang sanggup mencukupi kepentingan dirinya sendiri. Semuanya tergantung
kepada lingkungan sistem yang lebih besar untuk terus hidup. Sudah pasti
pula elemen-elemen itu saling keterkaitan antara satu elemen dengan
elemen lainnya (Muhammad, 2007).
Karena
suatu organisasi lebih terstruktur maka sangat banyak aspek-aspek yang
saling berkaitan antara satu dengan yang lainnya, sehingga jika terjadi
sebuah kesalahan pada salah satu bagian, maka organisasi tersebut tidak
akan berjalan, dan suatu organisasi itu dijalankan harus sesuai dengan
fungsi organisasi tersebut, fungsi organisasi ini juga dapat dilihat
melalui situasi dan kondisi (waktu).
Handoko
(2003, p. 2110-111) mengatakan bahwa “Konsep tujuan organisasi
dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang pervariasi
menurut waktu dan keadaan”. Dari penjelasan mengenai organisasi diatas jika
dikaitkan dengan komunikasi organisasi, tentu sangat kuat kaitannya.
Dimana komunikasi organisasi itu sendiri adalah pengiriman dan
penerimaan berbagai pesan organisasi di dalam kelompok formal maupun
informal dari suatu organisasi. Maka sangat relevan jika kita mengaitkan
eksistensi organisasi dengan keberadaan komunikasi organisasi yang pada
hakikatnya memang suatu organisasi itu akan sukses dengan adanya
komunikasi yang efektif didalamnya.
Jika
dilihat dari fungsinya, jelas komunikasi organisasi juga berfungsi
untuk mempengaruhi khalayak. Komunikasi juga membutuhkan khalayak untuk
membeli atau mengkonsumsi berbagai produknya, disitulah letak bagaimana
komunikasi berperan pentingt dalam suatu golongan, kelompok, dan
organisasi.
Maka
yang harus diperhatikan dalam suatu organisasi itu adalah sebuah
koordinasi, dimana dengan adanya suatu organisasi dari pimpinan akan
membuat jalan organisasi itu terarah serta tepat pada sasaran dari
organisasi itu sendiri. karena memang pada hakikatnya suatu organisasi
itu akan tetap terakui keberadaannya ketika masih terdapat koordinasi
dari atasan terhadap bawahan karena hal tersebut membuktikan bahwa
organisasi itu masih hidup.
Organisasi
dalam bentuk apapun esensinya terdiri dari sumber daya, proses
manajemen dan tujuan organisasi. Seluruh sumber daya yang dimiliki
organisasi tersebut dimanfaatkan dalam proses manajemen secara
terintegrasi dalam pencapaian tujuan organisasi. Proses integrasi sumber
daya maupun proses manajemen untuk mencapai tujuan organisasi tersebut
disebut dengan proses koordinasi. Dengan demikian, koordinasi memiliki
peran yang vital dalam memadukan seluruh sumber daya organisasi untuk
pencapaian tujuan.
Semakin
kompleks organisasi dan manajemen maka semakin kompleks juga proses
koordinasi yang harus dilakukan. Bahkan, dalam konteks organisasi swasta
(private institutions),
koordinasi tidak hanya dilakukan dalam ruang lingkup satu negara tetapi
juga lintas negara sebagaimana telah banyak dipraktekan oleh
perusahaan-perusahaan multi-nasional (Alleen, 2011). Dapat dibayangkan,
betapa sulitnya proses manajemen sumber daya yang tersebar di berbagai
negara tanpa adanya koordinasi. Tanpa koordinasi maka sumber daya yang
tersebar tersebut tidak dapat dikelola secara efektif dan efisien.
Prinsip
koordinasi juga harus terefleksikan dalam organisasi
public/pemerintahan maupun organisasi kesewadayaan masyarakat (Alleen,
2011). Dalam organisasi publik, sumber daya yang digunakan tidak
sedikit. Untuk menunjang proses manajemen pembangunan di berbagai bidang
termasuk bidang politik, ekonomi, sosial dan budaya maka sumber daya
baik keuangan negara maupun sumber daya manusia tidak sedikit. Bahkan,
sebagian sumber daya finansial tersebut sebagian mungkin dipenuhi
melalui hutang luar negeri. Dalam kondisi tersebut, apabila sumber daya
tidak dimanfaatkan secara efektif dan efisien maka akan terjadi
pemborosan sumber daya.
Namun
dalam praktek administrasi negara di Indonesia seringkali koordinasi
dianggap sebagai barang mahal. Koordinasi mudah diucapkan tetapi sulit
untuk dilaksanakan. Banyak sekali instansi yang memiliki kegiatan
sejenis namun tidak terkoordinasi dengan baik. Masalah ini juga terjadi
dalam hubungan antar unit dalam organisasi. Beberapa unit dalam satu
organisasi memiliki kegiatan serupa tanpa bisa dikendalikan oleh
pimpinan. Kondisi ini dapat semakin parah apabila tidak dikoordinasikan
dari semenjak perencanaan, pelaksanaan sampai evaluasi.
Sumber:Edukasi.kompasiana.com