Ø Proses
Perencanaan Kebutuhan Sumber Daya Manusia (SDM)
Perencanaan kebutuhan tenaga kerja atau sumber daya manusia (SDM) dimaksudkan
agar jumlah kebutuhan tenaga kerja masa kini dan masa depan sesuai dengan beban
pekerjaan, kekosongan-kekosongan dapat dihindarkan dan semua pekerjaan dapat
dilaksanakan. Perencanaan kebutuhan tenaga kerja ini harus didasarkan pada
informasi dari faktor internal & faktor eksternal perusahaan.
Sumber daya manusia (SDM) merupakan salah satu faktor kunci dalam reformasi
ekonomi, yakni bagaimana menciptakan SDM yang berkualitas dan memiliki
keterampilan serta berdaya saing tinggi dalam persaingan global yang selama ini
kita abaikan. Dalam kaitan tersebut setidaknya ada dua hal penting menyangkut
kondisi SDM Indonesia, yaitu:
• Pertama adanya ketimpangan antara jumlah kesempatan kerja
dan angkatan kerja. Jumlah angkatan kerja nasional pada krisis ekonomi tahun
pertama (1998) sekitar 92,73 juta orang, sementara jumlah kesempatan kerja yang
ada hanya sekitar 87,67 juta orang dan ada sekitar 5,06 juta orang penganggur
terbuka (open unemployment). Angka ini meningkat terus selama krisis ekonomi
yang kini berjumlah sekitar 8 juta.
• Kedua, tingkat pendidikan angkatan kerja yang ada masih
relatif rendah. Struktur pendidikan angkatan kerja Indonesia masih didominasi
pendidikan dasar yaitu sekitar 63,2 %. Kedua masalah tersebut menunjukkan bahwa
ada kelangkaan kesempatan kerja dan rendahnya kualitas angkatan kerja secara
nasional di berbagai sektor ekonomi.Lesunya dunia usaha akibat krisis ekonomi
yang berkepanjangan sampai saat ini mengakibatkan rendahnya kesempatan kerja
terutama bagi lulusan perguruan tinggi. Sementara di sisi lain jumlah angkatan
kerja lulusan perguruan tinggi terus meningkat. Sampai dengan tahun 2000 ada
sekitar 2,3 juta angkatan kerja lulusan perguruan tinggi. Kesempatan kerja yang
terbatas bagi lulusan perguruan tinggi ini menimbulkan dampak semakin banyak
angka pengangguran sarjana di Indonesia.
2.2 Faktor-faktor yang Mempengaruhi Perencanaan Sumber Daya Manusia
Proses perencanaan sumber daya manusia dapat dipengaruhi oleh beberapa faktor,
antara lain: (
1. Lingkungan Eksternal
Perubahan-perubahan lingkungan sulit diprediksi dalam jangka pendek dan
kadang-kadang tidak mungkin diperkirakan dalam jangka panjang.
a. Perkembangan ekonomi mempunyai pengaruh
yang besar tetapi sulit diestimasi. Sebagai contoh tingkat inflasi,
pengangguran dan tingkat bunga sering merupakan faktor penentu kondisi bisnis
yang dihadapi perusahaan.
b. Kondisi sosial-politik-hukum mempunyai
implikasi pada perencanaan sumber daya manusia melalui berbagai peraturan di
bidang personalia, perubahan sikap dan tingkah laku, dan sebagainya.
c. Sedangkan perubahan-perubahan teknologi
sekarang ini tidak hanya sulit diramal tetapi juga sulit dinilai. Perkembangan
komputer secara dasyat merupakan contoh jelas bagaimana perubahan teknologi
menimbulkan gejolak sumber daya manusia.
d. Para pesaing merupakan suatu tantangan
eksternal lainnya yang akan mempengaruhi permintaan sumber daya manusia
organisasi. Sebagai contoh, “pembajakan” manajer akan memaksa perusahaan untuk
selalu menyiapkan penggantinya melalui antisipasi dalam perencanaan sumber daya
manusia.
2. Keputusan-keputusan Organisasional
Berbagai keputusan pokok organisasional mempengaruhi permintaan sumber daya
manusia.
a. Rencana strategis perusahaan adalah
keputusan yang paling berpengaruh.
Ini mengikat perusahaan dalam jangka panjang untuk mencapai sasaran-sasaran
seperti tingkat pertumbuhan, produk baru, atau segmen pasar baru.
Sasaran-sasaran tersebut menentukan jumlah dan kualitas karyawan yang
dibutuhkan di waktu yang akan datang.
b. Dalam jangka pendek, para perencana
menterjemahkan rencana-rencana strategi menjadi operasional dalam bentuk
anggaran. Besarnya anggaran adalah pengaruh jangka pendek yang paling berarti
pada kebutuhan sumber daya manusia.
c. Forecast penjualan dan produksi meskipun
tidak setepat anggaran juga menyebabkan perubahan kebutuhan personalia jangka
pendek.
d. Perluasan usaha berarti kebutuhan sumber daya
manusia baru.
e. Begitu juga, reorganisasi atau
perancangan kembali pekerjaan-pekerjaan dapat secara radikal merubah kebutuhan
dan memerlukan berbagai tingkat ketrampilan yang berbeda dari para karyawan di
masa mendatang.
3. Faktor-faktor Persediaan Karyawan
Permintaan sumber daya manusia dimodifakasi oleh kegiatan-kegiatan
karyawan.Pensiun, permohonan berhenti, terminasi, dan kematian semuanya
menaikkan kebutuhan personalia.Data masa lalu tentang faktor-faktor tersebut
dan trend perkembangannya bisa berfungsi sebagai pedoman perencanaan yang
akurat.
2.3 Manfaat Perencanaan SDM
Dengan perencaaan tenaga kerja diharapkan dapat memberikan beberapa manfaat
baik bagi perusahaan maupun bagi karyawan. Manfaat-manfaat tersebut antara
lain:
1. Perusahaan dapat memanfaatkan sumber daya
manusia yang ada dalam perusahaan secara lebih baik. Perencanaan sumber daya
manusia pun perlu diawali dengan kegiatan inventarisasi tentang sumber daya
manusia yang sudah terdapat dalam perusahaan. Inventarisasi tersebut antara
lain meliputi:
• Jumlah karyawan yang ada
• Berbagai kualifikasinya
• Masa kerja masing-masing karyawan
• Pengetahuan dan keterampilan yang dimiliki, baik pendidikan
formal maupun program pelatihan kerja yang pernah diikuti
• Bakat yang masih perlu dikembangkan
• Minat karyawan, terutama yang berkaitan dengan kegiatan di
luar tugas pekerjaan
• Hasil inventarisasi tersebut sangat penting, bukan hanya
dalam rangka pemanfaatan sumber daya manusia dalam melaksanakan tugas-tugas
sekarang, akan tetapi setidaknya berhubungan dengan empat kepentingan di masa
depan, yaitu:
• Promosi karyawan tertentu untuk mengisi lowongan jabatan
yang lebih tinggi jika karena berbagai sebab terjadi kekosongan.
• Peningkatan kemampuan melaksanakan tugas yang sama.
• Dalam hal terjadinya alih wilayah kerja yang berarti
seseorang ditugaskan ke lokasi baru tetapi sifat tugas jabatanya tidak
mengalami perubahan.
2. Melalui perencanaan sumber daya manusia yang matang,
efektifitas kerja juga dapat lebih ditingkatkan apabila sumber daya manusia
yang ada telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Standard Operating Prosedure
(SOP) sebagai pedoman kerja yang telah dimiliki yang meliputi: suasana kerja
kondusif, perangkat kerja sesuai dengan tugas masing-masing sumber daya manusia
telah tersedia, adanya jaminan keselamatan kerja, semua sistem telah berjalan
dengan baik, dapat diterapkan secara baik fungsi organisasi serta penempatan sumber
daya manusia telah dihitung berdasarkan kebutuhan dan beban kerja.
3. Produktivitas dapat lebih ditingkatkan apabila memiliki
data tentang pengetahuan, pekerjaan, pelatihan yang telah diikuti oleh sumber
daya manusia. Dengan mengikutsertakan karyawan dalam berbgai pendidikan dan
pelatihan, akan mendorong karyawan untuk meningkatkan produktivitas kerjanya.
Melalui pendidikan dan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan dan keterampilan
sumber daya manusia yang diikuti dengan peningkatan disiplin kerja yang akan
menghasilkan sesuatu secara lebih professional dalam menangani pekerjaan yang
berkaitan langsung dengan kepentingan perusahaan.
4. Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penentuan
kebutuhan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah dan kualifikasinya
untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelengarakan berbagai aktivitas baru
kelak.
5. Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini
dirasakan semakin penting ialah penaganan informasi ketenagakerjaan. Dengan tersedianya
informasi yang cepat dan akurat semakin penting bagi perusahaan, terutama
perusahaan yang memiliki sumber daya manusia yang banyak dengan cabang yang
tersebar di berbagai tempat (baik dalam negeri maupun di luar negeri).
Dengan adanya informasi ini akan memudahkan manajemen melakukan perencanaan
sumber daya manusia (Human Resources Information) yang berbasis pada teknologi
canggih merupakan suatu kebutuhan yang tidak dapat dihindarkan di era perubahan
yang serba cepat.
6. Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam
melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah
penelitian.
Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk
kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat
tentang situasi pasar kerja dalam arti:
a. Permintaan pemakai tenaga kerja atas
tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya.
b. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang
keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan
sebagainya.
Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan
dengan situasi pasaran kerja tersebut.
7. Rencana sumber daya manusia merupakan dasar bagi penyusunan
program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusuia dalam
perusahaan. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan karyawan
baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan
perusahaan mencapai tujuan dan berbagai sasarannya.Tanpa perencanaan sumber
daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.
8. Mengetahui pasar tenaga kerja. Pasar kerja merupakan sumber
untuk mencari calon-calon sumber daya manusia yang potensial untuk diterima
(recruiting) dalam perusahaan. Dengan adanya data perencanaan sumber daya
manusia di samping mempermudah mencari calon yang cocok dengan kebutuhan, dapat
pula digunakan untuk membantu perusahaan lain yang memerlukan sumber daya
manusia.
9. Acuan dalam menyusun program pengembangan sumber daya manusia.
Perencanaan sumber daya manusia dapat dijadikan sebagi salah satu sumbangan
acuan, tetapi dapat pula berasal dari sumber lain. Dengan adanya data yang
lengkap tentang potensi sumber daya manusia akan lebih mempermudah dalam
menyusun program yang lebih matang dan lebih dapat dipertanggungjawabkan.
Berdasarkan hal-hal tersebut, dapat diketahui manfaat dari perencanaan sumber
daya manusia dalam suatu perusahaan sebagai sesuatu yang sangat penting, demi
kelancaran dan tercapainya tujuan dari perusahaan.
2.4 Proses Dalam Perencanaan SDM
Perencanaan SDM merupakan proses analisis dan identifikasi tersedianya
kebutuhan akan sumber daya manusia sehingga organisasi tersebut dapat mencapai
tujuannya.
1. Kepentingan Perencanaan SDM
Ada tiga kepentingan dalam perencanaan sumber daya manusia (SDM), yaitu:
• Kepentingan Individu.
• Kepentingan Organisasi.
• Kepentingan Nasional.
2. Komponen-komponen Perencanaan SDM
Terdapat beberapa komponen yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM,
yaitu:
Tujuanؕ
• Perencanaan SDM harus mempunyai tujuan yang berdasarkan
kepentingan individu, organisasi dan kepentingan nasional. Tujuan perencanaan
SDM adalah menghubungkan SDM yang ada untuk kebutuhan perusahaan pada masa yang
akan datang untuk menghindari mismanajemen dan tumpang tindih dalam pelaksanaan
tugas.
Perencanaan Organisasiؕ
• Perencanaan Organisasi merupakan aktivitas yang dilakukan
perusahaan untuk mengadakan perubahan yang positif bagi perkembangan
organisasi.Peramalan SDM dipengaruhi secara drastis oleh tingkat
produksi.Tingkat produksi dari perusahaan penyedia (suplier) maupun pesaing
dapat juga berpengaruh. Meramalkan SDM, perlu memperhitungkan perubahan
teknologi, kondisi permintaan dan penawaran, dan perencanaan karir.
• Kesimpulannya, PSDM memberikan petunjuk masa depan,
menentukan dimana tenaga kerja diperoleh, kapan tenaga kerja dibutuhkan, dan
pelatihan dan pengembangan jenis apa yang harus dimiliki tenaga kerja. Melalui
rencana suksesi, jenjang karier tenaga kerja dapat disesuaikan dengan kebutuhan
perorangan yang konsisten dengan kebutuhan suatu organisasi.
Syarat – syarat perencanaan SDMØ•
a. Harus mengetahui secara jelas masalah
yang akan direncanakannya.
b. Harus mampu mengumpulkan dan menganalisis
informasi tentang SDM.
c. Harus mempunyai pengalaman luas tentang
job analysis, organisasi dan situasi persediaan SDM.
d. Harus mampu membaca situasi SDM masa kini dan
masa mendatang.
e. Mampu memperkirakan peningkatan SDM dan
teknologi masa depan.
f. Mengetahui secara luas peraturan dan
kebijaksanaan perburuhan pemerintah.
3. Proses perencanaan SDM
Strategi SDM adalah alat yang digunakan untuk membantu organisasi untuk
mengantisipasi dan mengatur penawaran dan permintaan SDM. Strategi SDM ini
memberikan arah secara keseluruhan mengenai bagaimana kegiatan SDM akan
dikembangkan dan dikelola.
Pengembangan rencana SDM merupakan rencana jangka panjang.Contohnya, dalam
perencanaan SDM suatu organisasi harus mempertimbangkan alokasi orang-orang
pada tugasnya untuk jangka panjang tidak hanya enam bulan kedepan atau hanya
untuk tahun kedepan. Alokasi ini membutuhkan pengetahuan untuk dapat meramal
kemungkinan apa yang akan terjadi kelak seperti perluasan, pengurangan
pengoperasian, dan perubahan teknologi yang dapat mempengaruhi organisasi
tersebut.
• Prosedur perencanaan SDM
• Menetapkan secara jelas kualitas dan kuantitas SDM yang
dibutuhkan.
• Mengumpulkan data dan informasi tentang SDM.
• Mengelompokkan data dan informasi serta menganalisisnya.
• Menetapkan beberapa alternative.
• Memilih yang terbaik dari alternative yang ada menjadi
rencana.
• Menginformasikan rencana kepada para karyawan untuk
direalisasikan.
Metode Perencanaan SDM ,dikenal atas metode nonilmiah dan metode ilmiah. Metode
nonilmiah diartikan bahwa perencanaan SDM hanya didasarkan atas pengalaman,
imajinasi, dan perkiraan-perkiraan dari perencanaanya saja.Rencana SDM semacam
ini risikonya cukup besar, misalnya kualitas dan kuantitas tenaga kerja tidak
sesuai dengan kebutuhan perusahaan.Akibatnya timbul mismanajemen dan pemborosan
yang merugikan perusahaan.
Metode ilmiah diartikan bahwa PSDM dilakukan berdasarkan atas hasil analisis
dari data, informasi, dan peramalan (forecasting) dari perencananya.Rencana SDM
semacam ini risikonya relative kecil karena segala sesuatunya telah
diperhitungkan terlebih dahulu.
4. Pengevaluasian Rencana SDM
Jika perencanaan SDM dilakukan dengan baik, akan diperoleh
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
• Manajemen puncak memiliki pandangan yang lebih baik
terhadap dimensi SDM atau terhadap keputusan-keputusan bisnisnya.
• Biaya SDM menjadi lebih kecil karena manajemen dapat
mengantisipasi ketidakseimbangan sebelum terjadi hal-hal yang dibayangkan
sebelumnya yang lebih besar biayanya.
• Tersedianya lebih banyak waktu untuk menempatkan yang
berbakat karena kebutuhan dapat diantisipasi dan diketahui sebelum jumlah
tenaga kerja yang sebenarnya dibutuhkan.
• Adanya kesempatan yang lebih baik untuk melibatkan wanita
dan golongan minoritas didalam rencana masa yang akan datang. Pengembangan para
manajer dapat dilaksanakan dengan lebih baik.
Kendala-kendala Perencanaan SDM
• Standar kemampuan SDM
• Standar kemampuan SDM yang pasti belum ada, akibatnya
informasi kemampuan SDM hanya berdasarkan ramalan-ramalan (prediksi) saja yang
sifatnya subjektif.Hal ini menjadi kendala yang serius dalam PSDM untuk
menghitung potensi SDM secara pasti.
• Manusia (SDM) Mahluk Hidup
• Manusia sebagai mahluk hidup tidak dapat dikuasai
sepenuhnya seperti mesin.Hal ini menjadi kendala PSDM, karena itu sulit
memperhitungkan segala sesuatunya dalam rencana. Misalnya, ia mampu tapi kurang
mau melepaskan kemampuannya.
• Situasi SDM
• Persediaan, mutu, dan penyebaran penduduk yang kurang
mendukung kebutuhan SDM perusahaan. Hal ini menjadi kendala proses PSDM yang
baik dan benar.
• Kebijaksanaan Perburuhan Pemerintah/ Peraturan Pemerintah
• Kebijaksanaan perburuhan pemerintah, seperti kompensasi,
jenis kelamin, WNA, dan kendala lain dalam PSDM untuk membuat rencana yang baik
dan tepat.
2.5 SISTEM PERENCANAAN SDM
Ada 4 kegiatan yang saling berhubungan dalam sistem perencanaan SDM
1. Inventarisasi persediaan SDM
Pencatatan atau pendataan jumlah SDM yang ada dalam melaksanakan tugas di Suatu
Organisasai, atau dengan kata lain pencatatan atau pengumpulan data tentang
kegiatan, hasil yg dicapai, pendapat umum, sekarang atau yang sedang terjadi.
2. Forecast SDM/ peramalan SDM
Peramalan SDM berguna untuk memprediksi permintaan karyawan dimasa
datang.
Metode peramalan ketersediaan /penawaran tenaga kerja (supply) dari sumber
eksternal terdiri atas:
a. Perencanaan rekrutmen dan seleksi
b. Pasar tenaga kerja
Memprediksi permintaan tenaga kerja (demand) mendatang lebih rumit dan
subjektif daripada memprediksi ketersediaan tenaga kerja (supply), karena
banyak faktor yang mempengaruhinya.
Adapun faktor-faktor yang mempengaruhi permintaan tenaga kerja (Simamora,
1997:176) terdiri atas:
• Perubahan lingkungan eksternal
• Perubahan kondisi organisasi
• Perubahan kondisi tenaga kerja
•
3. Penyusunan rencana SDM
Penyusunan rencana SDM dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan
kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan,
pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi
dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai
yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
4. Pengawasan dan Evaluasi
Pengawasan dan Evaluasi Sumber Daya Manusia dapat berupa apa saja tentang
manusia dalam organisasi. Yang lain dapat pula mengenai dayanya sendiri atau
orangnya sendiri yang juga memerlukan pengawasan dan evaluasi. Pengawasan dan
evaluasi sumber daya manusia merupakan fungsi yang harus dilakukan oleh setiap
pemimpin terhadap anak buahnya. Dengan demikian, fungsi manajemen sumber daya
manusia ini sama pentingnya dengan perencanaan dan pelaksanaan. Pelaksanaan
merupakan langkah lanjut dari perencanaan, tetapi sesudah dilaksanakan menyusul
kedua fungsi ini karena pengendalian dan pengawasanlah yang dapat menyatakan
apakah pelaksanaan sudah berhasil sesuai dengan yang direncanakan.
Sumber
: pitripipit.blogspot.com